La înființarea unei firme lucrează trei părți cu roluri diferite. Contabilul ajută la alegerea formei juridice și a regimului fiscal, avocatul redactează și atestă actele, iar ONRC dispune înmatricularea. Fondatorul ia deciziile și strânge informațiile. Cinci pași, parcurși în ordine, arată cui se adresează viitorul antreprenor în fiecare etapă și ce are de pregătit.
Confuzia apare pentru că multe anunțuri vorbesc despre „înființare firmă” ca despre un singur serviciu, deși în spatele ei stau profesii și instituții distincte. Pagina de consultanță a REALCONT, firmă de contabilitate din București, face explicit această separare: documentația juridică este elaborată și asumată de un cabinet de avocat colaborator, rolul firmei de contabilitate este administrativ și de coordonare, iar înmatricularea o dispune ONRC.
Pasul 1: deciziile care se iau înaintea oricărui act
Hotărârile de început nu se iau la ghișeu, ci într-o discuție cu un contabil. Patru dintre ele se repară greu mai târziu:
- forma juridică: SRL sau PFA;
- structura asociaților: cine intră în firmă și cu ce cotă;
- codurile CAEN, adică activitățile pe care societatea le va putea desfășura;
- regimul fiscal: microîntreprindere sau impozit pe profit, cu sau fără TVA de la start.
De ce înainte? Pentru că actul constitutiv se scrie pe baza acestor alegeri. Un cod CAEN uitat sau o structură de asociați stabilită în grabă înseamnă, peste câteva luni, o modificare la registru. Regimul fiscal se alege pe cifre: venituri estimate, cheltuieli, nevoia de angajați. Simulatorul PFA vs SRL de pe site ajută la o primă orientare, cu mențiunea că rezultatele lui sunt orientative.
Pasul 2: informațiile pe care le pregătește fondatorul
Odată luate deciziile, urmează strângerea datelor din care se va construi dosarul. Fondatorul are de pregătit:
- actele de identitate ale asociaților și ale administratorilor;
- dovada sediului social, de regulă un contract de comodat sau de închiriere;
- trei variante de denumire, în ordinea preferinței;
- lista activităților dorite, formulată în cuvinte obișnuite, pe care specialistul o transpune apoi în coduri CAEN.
Sediul social ridică frecvent semne de întrebare, pentru că dovada lui trebuie să existe în scris înainte de depunere, nu promisă pentru mai târziu. Cele trei variante de denumire sunt o măsură de prudență, utilă atunci când numele preferat nu este disponibil. Cu cât aceste informații ajung mai complete la cel care coordonează dosarul, cu atât se pierd mai puține zile cu reveniri și completări.
Pasul 3: actele, redactate și atestate de avocat
Actul constitutiv, declarațiile pe propria răspundere și cererile sunt documente juridice. Ele sunt redactate și atestate de avocat, nu de contabil. La REALCONT, această parte revine unui avocat colaborator, membru al Baroului București, care își asumă exclusiv documentația.
Separarea are un rost practic pentru fondator. Actul constitutiv stabilește cum se iau hotărârile în firmă, cine o reprezintă și ce se întâmplă când un asociat vrea să plece. Sunt chestiuni de drept, iar cine le redactează răspunde profesional pentru ele. Contabilul contribuie cu informațiile care țin de partea lui, cum ar fi activitățile și regimul fiscal avut în vedere, dar nu se substituie avocatului.
Pasul 4: depunerea dosarului și soluționarea la ONRC
Dosarul complet se depune la Oficiul Național al Registrului Comerțului, instituția care dispune înmatricularea. Nicio firmă de consultanță nu „înființează” societăți în sens propriu: pregătește, coordonează, depune, dar hotărârea aparține registrului. REALCONT precizează pe site că nu este instituție publică și că nu se substituie ONRC sau profesiei de avocat.
Pentru fondator, precizarea ajută la așteptări corecte. Durata și rezultatul soluționării țin de instituție și de cât de complet este dosarul. Ce poate controla viitorul antreprenor este calitatea informațiilor date la pasul 2: un contract de sediu cu date greșite ori o denumire aleasă fără variante de rezervă întorc dosarul din drum.
Pasul 5: setările de început, după înmatriculare
Certificatul de înregistrare nu încheie procesul, ci îl mută de la registru la fisc. Firma nouă are de făcut câteva setări fără de care nu poate lucra corect: înrolarea în Spațiul Privat Virtual, activarea RO e-Factura și verificarea vectorului fiscal, adică a listei de obligații declarative cu care societatea figurează la ANAF.
Tot acum începe contabilitatea. Pagina de consultanță notează că evidența este necesară încă din prima lună de după înmatriculare, inclusiv la o societate fără activitate. Motivul ține de declarații: obligațiile apar odată cu firma, nu odată cu prima factură. Fondatorul care lasă alegerea contabilului pe mai târziu pornește cu luni de recuperat.
Mai târziu: mențiunile din viața firmei
Datele înscrise la înmatriculare nu rămân neschimbate. Orice modificare a lor se înregistrează tot la ONRC, printr-o mențiune, iar traseul seamănă cu cel de la înființare: decizie, acte redactate de avocat, depunere. Situațiile întâlnite des sunt schimbarea sediului, deschiderea unui punct de lucru, adăugarea de coduri CAEN, cesiunea de părți sociale și schimbarea administratorului.
Există și mențiuni pentru momentele în care afacerea încetinește sau se oprește. Suspendarea activității este posibilă, potrivit site-ului, pentru o perioadă de până la 3 ani, iar radierea închide definitiv existența firmei. Fiecare mențiune are și un ecou contabil: un punct de lucru nou, un asociat nou ori o suspendare schimbă declarațiile pe care le depune societatea, motiv pentru care contabilul trebuie anunțat înaintea modificării, nu după.
Cine ține firul între cele trei părți
Privit de la distanță, traseul are trei actori și un fondator care aleargă între ei. Rolul descris de REALCONT pentru serviciul de consultanță pentru înființarea firmei și mențiuni ONRC este tocmai cel de legătură: consultanță la alegerea variantelor de la pasul 1, coordonarea dosarului între fondator și avocatul colaborator, apoi preluarea contabilității după înmatriculare.
Avantajul unei asemenea continuități este că echipa care a discutat regimul fiscal înainte de înființare este aceeași care îl aplică după înmatriculare. Întregul traseu poate fi parcurs la distanță, cu documente trimise scanate sau fotografiate. Pentru detaliile fiecărui caz, de la forma juridică la clauzele actului constitutiv, viitorul antreprenor se adresează specialistului potrivit: contabilului pentru cifre, avocatului pentru acte, iar ONRC rămâne instituția care decide.
