Pentru o afacere mică, trecerea de la clienți persoane fizice la clienți firme schimbă structura veniturilor. Un contract lunar de 3.000 de lei, semnat pe 12 luni, înseamnă 36.000 de lei previzibili și o singură relație de administrat. Aceeași sumă strânsă din vânzări individuale poate cere 200 de comenzi, 200 de conversații și un flux de numerar imposibil de planificat. Diferența dintre cele două situații nu ține de talent, ci de un proces care poate fi parcurs metodic.
Ghidul de mai jos urmărește un singur traseu: de la decizia de a vinde către firme, până la încasarea primei facturi și semnarea celei de-a doua colaborări. Este util mai ales pentru afacerile de servicii pornite acasă sau într-un spațiu mic, unde antreprenoarea este și cea care vinde, și cea care livrează. Sumele și termenele sunt orientative pentru România în 2026 și se verifică înainte de semnare, pentru că pragurile fiscale se schimbă frecvent.
Pasul 1. Definește exact ce cumpără o firmă de la tine
O firmă nu cumpără „servicii de marketing” sau „prăjituri”, ci un livrabil descris în termeni verificabili. Primul pas concret este să scrii pe o singură pagină, în maximum 200 de cuvinte: ce livrezi, în ce cantitate, la ce interval, în cât timp răspunzi la solicitări și ce nu este inclus.
Comparația e simplă. „Fac prăjituri de casă” devine „livrez 60 de porții ambalate individual, la sediul clientului, în intervalul 8:00–10:00, cu comandă plasată cu minimum 5 zile lucrătoare înainte, factură fiscală și listă completă de alergeni”. A doua formulare poate fi aprobată de un administrator sau de un departament de achiziții; prima, nu.
Tot aici stabilește capacitatea reală. Dacă poți aloca 40 de ore pe lună pentru clienți B2B, iar un contract de 3.000 de lei consumă 60 de ore, prețul tău orar brut este de 50 de lei, din care mai scazi taxele, contabilitatea și materialele. Un contract care îți ocupă tot timpul disponibil la un tarif sub costul propriu blochează creșterea pentru un an întreg.
Pasul 2. Pune la punct cadrul fiscal înainte de prima discuție
Nicio firmă serioasă nu semnează cu un furnizor care „își face CUI săptămâna viitoare”. Înainte de primul e-mail ai nevoie de: formă juridică activă (PFA sau SRL), cod CAEN care acoperă activitatea, actualizat conform CAEN Rev. 3, cont bancar dedicat, acces în Spațiul Privat Virtual și un certificat digital calificat pentru semnătură electronică, al cărui cost anual se situează în general între 250 și 450 de lei.
Pragurile relevante în 2026: scutirea de TVA se aplică sub o cifră de afaceri de 395.000 de lei, iar cota standard de TVA este de 21%; regimul de microîntreprindere are un plafon de 100.000 de euro, cu impozit pe venit de 1% sau 3%, în funcție de domeniu și de nivelul veniturilor; impozitul pe dividende a urcat la 16% de la 1 ianuarie 2026. Pentru PFA, contribuția de asigurări de sănătate se datorează chiar și la venituri mici, la o bază minimă de șase salarii minime brute, adică aproximativ 2.430 de lei pe an la un salariu minim de 4.050 de lei. Un contabil pentru o firmă mică fără angajați costă în mod obișnuit 300–600 de lei pe lună.
Dacă activitatea ta este încă la început și o duci în paralel cu un loc de muncă, etapele anterioare acestui ghid sunt descrise în detaliu aici: cum pornești un mic business de acasă în paralel cu jobul. Restul pașilor de mai jos presupun că firma sau PFA-ul funcționează deja.
Pasul 3. Fă o listă scurtă de 30 de firme și verifică-le
Vânzarea către firme nu funcționează cu anunțuri generale, ci cu o listă nominală. Alege 30 de companii după trei criterii: sunt la maximum o oră distanță sau lucrează integral la distanță, au între 1 și 20 de milioane de lei cifră de afaceri și au deja o problemă pe care serviciul tău o rezolvă. Firmele din acest interval au buget, dar nu au încă proceduri de achiziție care să întindă decizia pe șase luni.
Verifică fiecare firmă înainte de contact, nu după. Portalul ANAF îți arată dacă societatea este activă, dacă este plătitoare de TVA și dacă are obligații restante publicate; Buletinul Procedurilor de Insolvență îți arată dacă a intrat în procedură. Datele din registrul comerțului îți spun cine este administratorul, adică, în firmele sub 50 de angajați, chiar persoana care semnează contractul. Pentru instituții publice, achiziția directă se poate face fără licitație până la 270.120 de lei fără TVA pentru produse și servicii, prin catalogul electronic din SEAP, ceea ce presupune înregistrare prealabilă și certificat digital.
Pasul 4. Construiește oferta pe trei niveluri și fixează prețul
Documentul de ofertă are două pagini și trei variante de preț: una minimală, una recomandată și una extinsă. Structura care se aprobă cel mai ușor conține situația clientului în două fraze, livrabilele pe fiecare variantă, termenele, prețul fără TVA, condițiile de plată și un termen de valabilitate de 30 de zile.
Repere de preț utile pentru 2026, ca punct de plecare, nu ca tarif obligatoriu:
- administrare de social media pentru o firmă mică: 1.500–4.500 lei pe lună, în funcție de numărul de canale și de volumul de producție;
- identitate vizuală completă, cu logo și manual scurt de utilizare: 3.000–9.000 lei pe proiect;
- redactare de conținut: 150–400 lei pentru un text de 800–1.000 de cuvinte;
- traduceri: 25–45 lei pe pagina standard de 2.000 de caractere;
- training sau consultanță livrată la sediul clientului: 900–2.500 lei pe zi;
- catering pentru evenimente de firmă: 45–120 lei pe persoană, cu comandă minimă stabilită în contract.
Când clientul cere reducere, taie din volum, nu din preț. O reducere de 20% acordată la primul contract devine referință pentru toate contractele următoare cu firma respectivă și, prin recomandări, cu firmele din jurul ei.
Pasul 5. Primul contact, revenirile și întâlnirea de calificare
Mesajul inițial are sub 120 de cuvinte și trei elemente: de ce scrii acestei firme anume, ce rezultat concret ai obținut pentru un client similar, o singură întrebare de final. Nu atașa oferta la primul e-mail. Revenirile se trimit la 4 și la 10 zile lucrătoare; a treia revenire închide politicos discuția.
Pe o listă rece de 30 de firme, o rată de răspuns de 10–15% este normală, deci 3–5 discuții. Din acestea, una se transformă în contract. Aceasta este matematica reală a primului contract B2B și explică de ce lista trebuie făcută înainte, nu improvizată.
La întâlnire, pune patru întrebări și notează răspunsurile: cine se ocupă acum de această activitate, ce buget există alocat pentru ea, cine semnează decizia și până când trebuie rezolvată problema. Dacă bugetul nu există sau persoana din fața ta nu semnează, discuția nu este o oportunitate, ci o etapă de documentare. Oferta se trimite în maximum 48 de ore de la întâlnire.
Pasul 6. Contractul: clauzele care decid dacă încasezi
În raporturile dintre profesioniști, Legea 72/2013 prevede un termen de plată implicit de 30 de zile calendaristice, care poate fi extins prin contract la maximum 60 de zile, cu excepții strict justificate. Pentru întârziere, poți percepe dobândă penalizatoare la nivelul ratei de referință a BNR plus 8 puncte procentuale, ceea ce la o rată de referință de 6,5% înseamnă aproximativ 14,5% pe an, plus daune-interese minimale de 40 de euro pentru cheltuielile de recuperare. Aceste drepturi există prin lege, dar se aplică mult mai ușor când sunt scrise explicit în contract.
Clauzele care contează la primul contract: obiectul și livrabilele detaliate într-o anexă, un avans de 30–50% sau plata primei luni în avans, numărul de revizuiri incluse și tariful pentru cele suplimentare, transferul drepturilor de autor abia la plata integrală, confidențialitatea reciprocă, rezilierea cu preaviz de 30 de zile și limitarea răspunderii la valoarea contractului. Verificarea unui contract-cadru de către un avocat costă în general 500–1.500 de lei, o singură dată, și se refolosește la toți clienții următori. În companiile mai mari, cere numărul comenzii de achiziție înainte de a începe lucrul: fără el, factura poate rămâne blocată luni întregi.
Pasul 7. Livrarea, factura și trecerea la al doilea contract
Facturile între firme se transmit obligatoriu prin sistemul RO e-Factura, în termen de 5 zile calendaristice de la emitere. Nerespectarea termenului se sancționează cu amenzi care pornesc de la 1.000–2.500 de lei pentru contribuabilii mici și persoanele fizice. Pe factură trec data scadenței calculată explicit, numărul contractului, numărul comenzii și IBAN-ul.
Stabilește o rutină de încasare, nu o reacție emoțională: la 5 zile după scadență trimiți un e-mail neutru de verificare, la 15 zile o notificare scrisă în care menționezi dobânda contractuală, la 30 de zile suspenzi livrarea, dacă respectiva clauză există. Aplicată consecvent, această secvență rezolvă majoritatea întârzierilor fără conflict.
Al doilea contract se pregătește în timpul primului. Trimite lunar un raport de o pagină cu ce ai livrat, ce s-a schimbat măsurabil și ce propui pentru luna următoare. La finalul primelor trei luni ai un motiv documentat să renegociezi valoarea și un temei să ceri o recomandare scrisă și două prezentări către alte firme. Un rezultat realist după 90 de zile de proces aplicat consecvent arată astfel:
- 30 de firme contactate și aproximativ 20 de mesaje de revenire trimise;
- 4–6 discuții de calificare purtate;
- 2–3 oferte formale trimise;
- un contract semnat, cu valoare lunară între 2.000 și 5.000 de lei;
- prima factură încasată la 30–45 de zile de la semnare;
- o recomandare scrisă și cel puțin o introducere către o altă companie.
Cifrele par modeste privite izolat, dar ele descriu un sistem care se repetă. A doua rundă de 30 de firme pornește cu un studiu de caz real, cu un contract testat și cu o rutină de facturare deja funcțională, iar rata de conversie crește tocmai pentru că nimic nu mai este improvizat.
